Zásady ochrany osobních údajů
Vážení zákazníci,
v tomto dokumentu (dále jen „Zásady ochrany osobních údajů") naleznete informace o zásadách zpracování a ochrany osobních údajů a dalších zpracovávaných údajů ve společnosti VÍNO BLATEL, a.s., se sídlem Blatnice pod Svatým Antonínkem čp. 855, PSČ 696 71, IČO: 479 17 709, DIČ: CZ47917709, zapsané v obchodním rejstříku vedeném KS v Brně, sp. zn. B 3697.
V těchto Zásadách ochrany osobních údajů Vás informujeme o zpracování Vašich osobních údajů v rozsahu stanoveném aplikovatelnými právními předpisy, zejména pak v rozsahu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, neboli General Data Protection Regulation (dále jen „GDPR").
Naše společnost má řadu zákonných povinností, které se týkají zpracování osobních údajů fyzických osob a které musíme dodržovat zejména s ohledem na plnění smluvních povinností, povinností uložených právními předpisy anebo povinností vůči orgánům veřejné moci. V tomto ohledu platí, že bychom zákazníkovi, který je fyzickou osobou, bez poskytnutí osobních údajů své produkty a služby nemohli poskytnout. Naše společnost osobní údaje svých zákazníků zpracovává ale také nad rámec uvedených povinností, a to například z důvodu plnění uzavřených smluv a z důvodu oprávněných zájmů naší společnosti, našich zákazníků, případně i dalších osob.
Poněvadž naše společnost nezpracovává jen osobní údaje fyzických osob, které jsou našimi zákazníky, platí, že nevyplývá-li z povahy věci něco jiného, týkají se veškeré dále uvedené informace také zpracování osobních údajů dalších fyzických osob, jako jsou naši zaměstnanci (a osoby v obdobném postavení), naši dodavatelé (fyzické osoby) a naši potenciální zákazníci, tj. osoby, se kterými jsme dosud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu. Informace dále uvedené se přiměřeně uplatní rovněž ve vztahu k osobám, které při jednání s naší společnosti zastupují naše zákazníky (např. členové statutárních orgánů právnických osob.
Při zpracování osobních údajů fyzických osob dodržujeme zejména následující zásady:
- osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování;
- osobní údaje zpracováváme a chráníme způsobem, který zabraňuje neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití;
- informujeme srozumitelně o zpracování osobních údajů a o nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o dalších souvisejících právech;
- dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření zajišťující zabezpečení osobních údajů; veškeré osoby, které v souvislosti se zpracováváním osobních údajů s nimi přicházejí do styku, jsou vázány povinností dodržovat mlčenlivosti.
1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů
Správcem Vašich osobních údajů je společnost VÍNO BLATEL, a.s., se sídlem Blatnice pod Svatým Antonínkem čp. 855, PSČ 696 71, IČO: 479 17 709, DIČ: CZ47917709, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném KS v Brně, sp. zn. B 3697
2. Proč Vaše osobní údaje zpracováváme
2.1. Zpracování osobních údajů bez souhlasu
a) Vaše osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat bez Vašeho souhlasu především z důvodu dodržení našich právních povinností vyplývajících z příslušných právních předpisů, a to zejména pro účely:
- občanského zákoníku, zákona o obchodních korporací či zákoníku práce,
- předcházení vzniku škod na majetku naší společnosti, našich zákazníků, jakož i třetích osob,
- plnění ostatních oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci,
- plnění povinností týkajících se výkonu rozhodnutí a exekucí či insolvenčního řízení,
- plnění archivačních povinností.
b) Vaše osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat bez Vašeho souhlasu rovněž z důvodu a pro účely uzavření či plnění smlouvy mezi Vámi a naší společností, včetně jednání o uzavření nebo změně příslušné smlouvy.
c) Vaše osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat bez Vašeho souhlasu rovněž z důvodu oprávněných zájmů naší společnosti, a to zejména pro účely:
- péče o naše zákazníky; jde o aktivity, které nepředstavují přímo plnění smlouvy či jiný zákonný rámec pro zpracování osobních údajů, ale z našeho pohledu představují nedílnou součást naplňování našeho vztahu s našimi zákazníky tak, abychom mohli náš vztah s nimi udržovat a rozvíjet,
- nabízení našich obvyklých produktů a služeb našim zákazníkům; jde o šíření informací, nabízení produktů a služeb naší společnosti, včetně produktů a služeb zaměřených na individuální zákazníky,
- dokládání skutečností, které potřebujeme doložit třetím osobám či orgánům veřejné moci při vymáhání pohledávek, informování poskytovatelů zajištění, realizaci zajištění nebo jiného uplatnění pohledávek,
- řešení veškeré sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů.
2.2. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem
Osobní údaje zpracováváme s Vaším souhlasem v případě, kdy nemáme ke zpracování Vašich osobních údajů jiný výše uvedený právní důvod a kdy jste dobrovolně souhlasili s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté osobní údaje.
3. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme
3.1. Základní kategorie zpracovávaných osobních údajů
Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů, zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje, údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření smlouvy, údaje vznikající plněním závazků ze smluv, získané v souvislosti s poskytováním našich produktů či služeb, údaje vzniklé naší vlastní činností a v nezbytném a oprávněném rozsahu rovněž obdobné údaje o jiných osobách, jejichž osobní údaje pro nás mají význam v souvislosti se smluvním (či jiným právním) vztahem mezi Vámi a naší společností.
Takto naše společnost zpracovává zejména následující osobní údaje:
Identifikační údaje
Identifikačními údaji jsou především jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti; u klienta fyzické osoby podnikatele také IČ a DIČ. V souvislosti s využitím našich služeb prostřednictvím elektronických komunikačních prostředků či aplikací mohou být identifikačním údajem rovněž soubory specifických autentizačních údajů, na jejichž použití se dohodneme, konkrétně pak přístupová uživatelská jména a hesla.
Kontaktní údaje
Kontaktními údaji jsou zejména kontaktní adresy, telefonní čísla, e-mailové, faxové adresy či jiné obdobné kontaktní údaje.
Údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření smlouvy
Jedná se například o údaje nutné především k posouzení rizikovosti z pohledu prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, dále pak údaje nezbytné pro poskytování našich služeb.
Údaje vzniklé naší činností
Činností naší společnosti vznikají osobní údaje jako například námi přidělená čísla zákazníka, údaje o vstupu a opuštění sídla naší společnosti, čísla smlouvy, čísla a data Vašeho transakčního chování, vyhodnocení podané žádosti o produkt či službu nebo vyhodnocení potřebné pro naše rozhodnutí, zda Vám produkt anebo službu nabídneme či nikoliv.
3.2. Specifické kategorie zpracovávaných osobních údajů
V souvislosti s osobními údaji, které zpracováváme, považujeme za potřebné Vás upozornit na určité kategorie osobních údajů a způsoby jejich zpracování.
Rodná čísla
Podle zákona je naše společnost povinna zpracovávat mj. rodná čísla svých zaměstnanců.
Individuální fotografie našich zaměstnanců
Naše společnost z důvodu oprávněných zájmů pořizuje individuální fotografie svých zaměstnanců a osob v obdobném postavení. Uvedené osobní údaje zpracováváme jednak pro účely interní identifikace uvedených osob a dále pak pro účely zlepšení péče o naše zákazníky, kteří s využitím takových osobních údajů mají při využití prostředků elektronické komunikace možnost seznámit se vizuální podobou našich pracovníků či osob v obdobném postavení, s nimiž jednají. Uvedené osobní údaje zpracováváme po dobu trvání pracovního poměru či obdobného smluvního vztahu.
Tzv. neindividuální obrazové záznamy našich zákazníků, našich partnerů a našich zaměstnanců
Naše společnost občas pořizuje fotografie či jiné podobné záznamy z nejrůznějších setkání se svými zákazníky a svými obchodními partnery, například z kulturních či společenských akcí, které podporuje. Uvedených akcí se rovněž účastní zaměstnanci naší společnosti a osoby v obdobném postavení. Naše společnost rovněž čas od času pořizuje fotografie našich zaměstnanců a osob v obdobném postavení, a to za účelem prezentace a propagace naší společnosti. Konkrétní doba zpracování uvedených osobních údajů se může případ od případu lišit a v případě našich pracovníků a osob v obdobném postavení může přesáhnout dobu trvání jejich pracovního či obdobného poměru.
4. Odkud Vaše osobní údaje získáváme
Naše společnost získává osobní údaje zákazníků především:
- od samotných zákazníků, např. při konání propagační akce naší společnosti, při jednání o uzavření smlouvy s naší společností, při vlastním uzavírání smlouvy s naší společností, jakož i při plnění závazků z takové smlouvy,
- z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy),
- z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů našich zákazníků.
5. Jak osobní údaje zpracováváme
Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje manuálním i automatizovaným zpracováním v informačních systémech naší společnosti.
Vaše osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci naší společnosti. V případě potřeby, pokud k zajištění našich činností využíváme třetích osob, mohou Vaše osobní údaje zpracovávat také třetí osoby. V této souvislosti však platí, že před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě ke zpracování vždy s takovou osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která zajistí ochranu Vašich osobních údajů při takovém zpracování.
6. Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout
Osobní údaje našich zákazníků jsou přístupné zaměstnancům naší společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji našich zákazníků. Naši zaměstnanci však mají v uvedené souvislosti přístup k osobním údajům našich zákazníků jenom v rozsahu, který je nezbytný pro plnění jejich úkolů.
Osobní údaje našich zákazníků jsou dále předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů našich zákazníků v případech, kdy k zajištění našich činností využíváme třetí osoby. V uvedené souvislosti však platí, že před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě ke zpracování vždy s takovou osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která zajistí ochranu Vašich osobních údajů při takovém zpracování.
6.1. Předávání osobních údajů bez Vašeho souhlasu
V souladu s příslušnými právními předpisy je naše společnost bez Vašeho souhlasu oprávněna nebo přímo povinna předávat Vaše osobní údaje:
- příslušným orgánům státní správy, soudům, exekutorům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí,
- dalším osobám, které na základě uzavřené smlouvy využíváme k zajištění činností naší společnosti ve vztahu k plnění našich povinností plynoucích z právních předpisů či uzavřených smluv, např. poskytovatelé daňového poradenství, právních služeb, poskytovatelé služeb mzdové agendy či auditoři.
6.2. Předávání osobních údajů s Vaším souhlasem
Naše společnost v současné době nepředává Vaše osobní údaje jiným osobám v případech, kdy je ke zpracování Vašich osobních údajů vyžadován Váš souhlas.
7. Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme
Osobní údaje našich zákazníků zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Naše společnost přitom průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Nehledě na uvedené však platí, že osobní údaje, které zpracováváme:
- pro účely uzavření a plnění smlouvy, zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi naší společností a naším zákazníkem a dále pak po dobu deseti let,
- pro účely péče o naše zákazníky, zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi naší společností a naším zákazníkem a dále pak po dobu deseti let,
- pro účely plnění našich povinností v oblasti důchodového zabezpečení ve vztahu k našim zaměstnancům zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi naší společností a naším zaměstnancem a dále pak po dobu až čtyřiceti let dokumenty stanovené právními předpisy v oblasti v oblasti důchodového zabezpečení.
8. Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečeny
Veškeré osobní údaje, které nám poskytnete, jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. Používáme taková technická, organizační a bezpečností opatření, která mají zajistit, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k Vašim osobním údajům nebo k neoprávněným zásahům do nich. Uvedená opatření následně pravidelně kontrolujeme a zlepšujeme s ohledem na aktuální stav technologií.
9. Jaká máte práva ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů
Ve vztahu k Vašim osobním údajům platí zejména následující:
Právo odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů
Jak bylo uvedeno výše, některé Vaše osobní údaje zpracováváme jen s Vaším souhlasem. Pokud chceme zpracovávat Vaše osobní údaje na základě Vaše souhlasu, pak nám nejste povinni takový souhlas udělit. A v takovém případě samozřejmě Vaše osobní údaje, které nejsme oprávněni zpracovávat z jiného právního důvodu, nebudeme zpracovávat. Pokud nám udělíte souhlas ke zpracování Vašich osobních údajů, pak jej můžete odvolat. Pokud udělený souhlas ke zpracování osobních údajů odvoláte, v takovém případě samozřejmě zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme výlučně na základě Vašeho souhlasu a které nejsme oprávněni zpracovávat z jiného právního důvodu, ukončíme.
V uvedené souvislosti považujeme za nutné připomenout, že určité Vaše osobní údaje zpracováváme na základě jiného právního důvodu, než je Váš souhlas. A proto může nastat situace, kdy sice odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám udělili pro určité účely, ale naše společnost bude pokračovat ve zpracování stejných osobních údajů, protože budeme oprávněni či dokonce povinni stejné osobní údaje nadále zpracovávat k jiným účelům a na základě jiného právního důvodu.
Právo na přístup k osobním údajům
Pokud nás požádáte o informaci týkající se zpracování Vašich osobních údajů, poskytneme Vám bez zbytečného odkladu veškeré informace o tom, zda a jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, a případně také za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, od koho jsme je získali, jak dlouho je zpracováváme.
Právo na opravu či doplnění osobních údajů
Pokud zjistíte, že Vaše osobní údaje zpracovávané naší společností nejsou přesné či úplné, můžete nás požádat o jejich opravu či doplnění. Pokud Vaši žádost shledáme jako opodstatněnou, naše společnost anebo třetí osoba, která se bude podílet na zpracování Vašich osobních údajů, neprodleně a bezplatně zajistí nápravu.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
Máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů v kterémkoli z následujících případů:
- máte za to, že námi zpracovávané Vaše osobní údaje nejsou přesné, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost příslušných osobních údajů ověřit,
- zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, Vy odmítáte výmaz Vašich osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití,
- naše společnost již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro příslušné účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků,
- z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena naše společnost, anebo pro účely oprávněných zájmů naší společnosti či třetí strany, a to dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody naší společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
Pokud v některém z výše uvedených případů uplatníte své právo a požádáte nás o omezení zpracování Vašich osobních údajů, v takovém případě a na dobu výše uvedenou, jinak na dobu nezbytnou pro posouzení a vyřešení příslušné sporné otázky omezíme zpracování Vašich osobních údajů. Pokud pominou důvody uvedeného omezení zpracování Vašich osobních údajů, jsme oprávněni omezení zpracování osobních údajů zrušit, o čemž Vás budeme předem informovat.
Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu či při plnění úkolů ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena naše společnost, máte právo podat námitku proti takovému zpracování Vašich osobních údajů.
Do doby posouzení Vaší námitky nebudeme Vaše osobní údaje zpracovávat s výjimkou případů, kdy je to potřeba pro účely určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.
Právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů
Pokud dojde k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů s vysokým rizikem pro Vaše práva a svobody, máte právo, abychom Vám takovou skutečnost bez zbytečného odkladu oznámili.
Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)
Pokud (i) Vaše osobní již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich další zpracování nebo vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, (iv) ukládá nám to ukládá zákonná povinnost nebo (v) jste odvolali souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování, v takovém případě máte právo na výmaz Vašich osobních údajů a naše společnost je povinna Vaše osobní údaje vymazat a trvale zlikvidovat, ledaže je zpracování nezbytné pro (i) výkon práva na svobodu projevu a informace, (ii) splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování Vašich osobních údajů nebo pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena naše společnost, (iii) z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, (iv) pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by Vaše právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování nebo (v) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Právo podat stížnost proti zpracování Vašich osobních údajů, včetně způsobu vyřízení Vámi uplatněného práva na ochranu osobních údajů
V případě, že dojdeme k závěru, že Vaše žádost, jíž uplatňujete svá práva, nesplňuje požadavky pro kladné vyřízení, můžeme Vaši žádost odmítnout.
V takovém případě máte právo podat stížnost proti zpracování Vašich osobních údajů, včetně způsobu vyřízení Vámi uplatněného práva ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů. Svou výše uvedenou stížnost můžete podat u dozorového úřadu, kterým je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Pro bližší informace o aktuálním způsobu podání své stížnosti Vás odkazujeme na webové stránky uvedeného úřadu, a to www.uoou.cz
Kde můžete uplatnit práva ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů a kde můžete získat aktuální znění těchto Zásad ochrany osobních údajů
V případě jakéhokoli dotazu ohledně ochrany Vašich osobních údajů, můžete tak učinit osobně v sídle naší společnosti, písemným oznámením zaslaným na adresu naší společnosti nebo e-mailem zaslaným na naší e-mailovou adresu.
10. Vyhotovení a účinnost těchto Zásad ochrany osobních údajů
Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25. května 2018.
